في الطابور المادي يكون مكانك حيث تقف. وفي الطابور الافتراضي يكون مكانك رقمًا في قائمة يراها أنت والنشاط معًا، فلا يحتاج أحد إلى الوقوف في الصف ليحافظ على دوره.
كيف يعمل الطابور الافتراضي، خطوة بخطوة
1. يمسح الزائر رمز QR أو يفتح رابطًا. لا تطبيق للتثبيت وعادةً لا حساب.
2. يعطي ما يطلبه النشاط، وقد يكون الاسم فقط، ثم تظهر له صفحة برقمه وعدد من أمامه.
3. ينتظر في أي مكان: في السيارة، أو في المحل المجاور، أو يتجول بين الممرات. وتتحدث الصفحة من تلقاء نفسها.
4. ينادي الموظفون التالي من شاشة واحدة. تتغير صفحة الزائر فورًا، ويمكن لشاشة في القاعة أن تعرض الرقم أيضًا.
5. يتقدم الزائر ويُخدم. ويحتفظ النشاط بسجل لمدة كل خطوة، وبهذا يتحسن اليوم التالي.
ما يحتاجه كل طرف
يحتاج الزائر إلى هاتف بمتصفح. هذا كل شيء.
يحتاج النشاط إلى هاتف أو جهاز لوحي أو حاسوب محمول عند المكتب. ويمكن لجهاز لوحي احتياطي أن يعمل ككشك لتسجيل الوصول لمن يفضّل ألا يمسح الرمز، ويمكن لتلفاز أن يعرض من التالي. ولا شيء من ذلك يجب شراؤه جديدًا.
متى يكون الطابور الافتراضي الأداة المناسبة
يناسب الأنشطة التي يأتيها الناس بدون موعد وتصعب فيها معرفة الوقت الذي يستغرقه كل شخص: العيادات والصيدليات والصالونات والحلاقون ومكاتب الإصلاح ومنضدات الخدمة والمحلات التي فيها مكتب مرتجعات. وتزداد فائدته حين تكون غرفة الانتظار مزدحمة، أو حين يكون الناس مرضى أو معهم أطفال، أو حين ينصرف الزوار لأنهم لا يعرفون كم سيطول الانتظار.
وهو ليس نظامًا لتوزيع الطاولات. فإذا كنت تحتاج إلى مطابقة مجموعة مع طاولة، أو إلى طباعة تذاكر ورقية، فنوع آخر من الأدوات هو الأنسب.
طابور افتراضي أم حجز أم الاثنان؟
الحجز يحجز وقتًا. أما الطابور الافتراضي فيرتّب الذين يحضرون ترتيبًا عادلًا. وكثير من الأنشطة الصغيرة تحتاج الاثنين: يُخدم الزائر صاحب الحجز في موعده ويملأ الزوّار بدون موعد الفراغات حوله. ابحث عن نظام يجمع الاثنين في طابور واحد، حتى لا يراقب الموظفون قائمتين.
كيف يعرف الناس أن دورهم حان
تعرض صفحة الزائر مكانه دائمًا، وتعرض متى يُنادى عليه. ويمكن أن تصل رسالة تنبيه باقتراب الدور إلى الزوار الذين تركوا بريدًا إلكترونيًا أو راسلوا النشاط عبر WhatsApp. من الجيد أن تكون واضحًا في هذا مع زوارك: ليس كل نظام قادرًا على مراسلة الجميع، والصفحة التي تتحدث من تلقاء نفسها هي الشيء الوحيد الذي يعمل للجميع.
ما الذي تبحث عنه في نظام الطابور الافتراضي
لا تطبيق للزائر ولا شيء لك لتشتريه. مكان يتحدث مباشرةً. وقواعد تبقى عادلة حين تكون الحالة عاجلة أو حين طال الانتظار. وتحديثات بلا رسوم على كل رسالة. وأسعار واضحة تقرؤها قبل أن تبدأ. وجواب صريح عن مكان حفظ أسماء الزوار ولأي مدة.
باختصار
الطابور الافتراضي يحوّل الانتظار من الوقوف في الصف إلى معرفة مكانك. وهو الأنسب حيث يأتي الناس بدون موعد ويصعب توقع مدة الانتظار.